AI notulist kiezen: welke tool past bij jouw Vlaamse KMO?

Je vergadert. Je maakt notities. Je vergeet de helft. AI notulisten die dat automatisch doen bestaan, en intussen gebruikt 58,8% van Vlaamse bedrijven al minstens één AI-toepassing, zo blijkt uit de AI-Barometer 2025 (ECOOM/WEWIS, februari 2026).

Vergader je in het Nederlands? Zit je al in Microsoft 365? Mag een bot deelnemen aan je klantgesprekken? En wat als meeting-notities deel zijn van je administratie, CRM of HR-dossiers? Dit artikel vergelijkt vijf tools die Vlaamse KMO's vandaag gebruiken: twee Belgische spelers (Leexi en ThinkTank), Fireflies.ai, Microsoft Teams + Copilot, en Granola. We bekijken ze op taalondersteuning, datalocatie, prijs, GDPR en stack-fit.

Snel overzicht: vijf AI-notulisten vergeleken

Voor Vlaamse KMO's zijn drie vragen bepalend: welke taal gebruik je, welke stack heb je al, en waar mag data terechtkomen.

Juridisch kader in België: eerst beleid, dan tool

Voordat je een abonnement afsluit, beantwoord je één vraag: mag mijn AI-tool vergaderingen verwerken?

Het strafrechtelijke uitgangspunt is helder. Algemeen wordt in de rechtsleer en rechtspraak aangenomen dat art. 314bis Strafwetboek. a contrario geïnterpreteerd, niet verhindert dat een deelnemer aan een gesprek dat gesprek opneemt zonder medeweten van de overige deelnemers. Maar dit biedt geen vrijgeleide onder GDPR. Stemopnames zijn persoonsgegevens. Je hebt een verwerkingsgrondslag nodig, je hebt de toestemming van de deelnemers nodig, en je moet de verwerking vastleggen in je verwerkingsregister.

In een werkgever-werknemersrelatie is toestemming als verwerkingsgrondslag bovendien juridisch problematisch, aangezien zij zelden vrij kan worden gegeven. Gerechtvaardigd belang zal daarom vaak de aangewezen grondslag zijn, mits de verwerking noodzakelijk, proportioneel en zorgvuldig gedocumenteerd is. Een bijkomend aandachtspunt is de AI Act. Vanaf 2 augustus 2026 gelden de transparantieverplichtingen van artikel 50 AI Act, zo bevestigt de Europese Commissie. Afhankelijk van de concrete toepassing kunnen meeting-bots en AI-assistenten met chat- of Q&A-functies onder de regels van art. 50 AI Act vallen, waardoor gebruikers duidelijk moeten worden geïnformeerd dat AI wordt ingezet.

Meer GDPR-context voor AI-tools vind je in ons artikel GDPR en AI: klantgegevens in ChatGPT.

Deadlineoverzicht: Art. 50 AI Act (transparantieverplichting voor AI-assistenten die met mensen interageren) wordt toepasselijk op 2 augustus 2026. Controleer vóór die datum of je leverancier én jouw eigen UI voldoen aan de meldplicht vereist door artikel 50 AI Act.

Bron: EC Digital Strategy, geraadpleegd 3 juni 2026.

Leexi: Belgische meeting-AI met EU-hosting en CRM-integraties

Leexi is een Belgische contractpartij, gevestigd in Brussel. Dat maakt een verschil als je ooit een DPA-discussie hebt of een klant vraagt waar je data naartoe gaat.

De tool werkt als een calendar-gestuurde bot die automatisch Zoom, Teams of Google Meet joint zodra een vergadering start. Dat is praktisch, maar niet altijd subtiel: veel mensen vinden het vervelend wanneer een AI-bot zichtbaar aansluit in een meeting, zeker bij klantgesprekken of gevoelige dossiers. Transcriptie in 100+ talen met automatische taaldetectie, inclusief Nederlands. De platform-UI is in het Engels of Frans, niet in het Nederlands. Dat is een praktisch nadeel voor teams die willen navigeren in de eigen taal, maar voor de transcriptie zelf maakt het geen verschil.

Leexi biedt drie betaalde plannen: Starter (€12/user/maand jaarlijks), AI-Meeting (€23/user/maand) en Business (€39/user/maand) met CRM- en VoIP-integraties (Odoo, HubSpot, Salesforce, Aircall en meer). Starter is vooral een kennismakingsplan: maximaal 5 licenties, 20 uur per maand, 6 maanden opslag, geen Ask Leexi om vragen te stellen over meetings, geen custom prompts en geen Notion/Zapier/Make-integraties. SSO supporteert Leexi niet op Starter of AI-Meeting; het zit alleen op Enterprise, of als add-on bij Business. Geen permanent gratis plan; de proefperiode duurt zeven dagen.

Op vlak van data: Leexi is compliant met ISO 27001:2022, GDPR, EU AI Act, ISO/IEC 42001:2023 en de NIS 2 Directive, met opslag en verwerking in Frankrijk. Proximus biedt Leexi aan zakelijke klanten aan met proefperiode en korting, zo meldt Proximus (20 april 2026). Het nadeel is duidelijk: geen gratis tier, hogere instapprijs dan Fireflies, en geen NL-interface in de app.

Fireflies.ai: breed taalaanbod, stevige CRM-koppelingen, let op datalocatie

Fireflies.ai verwerkt standaard data in de VS (AWS en GCP). De gratis en Pro-tier bieden geen EU-opslag. Enterprise kan private storage instellen in een gekozen bucket, maar verwerking blijft op Fireflies-servers in de VS. Fireflies noemt zichzelf GDPR-compliant en SOC 2 Type II gecertificeerd, maar voor een strenge DPA of klant-SLA's moet je de Standard Contractual Clauses en subverwerkers nakijken.

Sterke punten zijn er ook: 100+ talen inclusief Nederlands, een gratis tier met 800 minuten opslag per seat, en CRM-integraties voor sales-teams. De gratis tier gebruikt wel credits voor samenvatten en sommige transcriptie-acties, terwijl betaalde plannen onbeperkte transcriptie aanbieden. Pro kost $10/seat/maand jaarlijks of $18 maandelijks. Voor teams die vergadernotities direct naar HubSpot of Salesforce willen sturen, is Fireflies een serieuze keuze. De data-locatievraag los je op vóórdat je opschaalt.

Microsoft Teams + Copilot: één licentie als je al in M365 zit

Intelligent recap en AI-samenvattingen in Teams vereisen Teams Premium of een Microsoft 365 Copilot-add-on, zo legt Microsoft Support uit. Nederlands staat in de ondersteunde talen voor intelligent recap. Data blijft in het Microsoft-ecosysteem, en met de juiste tenant-instellingen en EU-regio ben je al een eind richting GDPR-compliance.

Als je zaak al Microsoft 365 Business Standard of Premium heeft, draait de notulen-functie bovenop wat je betaalt. Geen externe meeting-bot: recap werkt native in Teams. De beperking is reëel: Teams + Copilot werkt alleen binnen Teams. Zoom- of Google Meet-gesprekken vallen erbuiten. De exacte Belgische prijs van de Copilot Business add-on verschilt per partner en promotieperiode; vraag een actuele offerte aan. Voor een vergelijking van Copilot met andere werkruimte-tools: zie ThinkTank vs ChatGPT en Copilot.

Granola: geen bot, lokale audio-captuur, desktop-first

Granola vangt systeemaudio lokaal op, zonder bot in de deelnemerslijst. De app draait op macOS, Windows en iOS (Granola setup guide, 2026), maar virtuele meetings op iPhone zijn beperkt omdat iOS geen audio uit andere apps laat capteren. Basic is gratis met 30 dagen meeting history. Business kost $14/user/maand voor onbeperkte history en integraties met Notion, Slack, HubSpot, Zapier en MCP. SSO supporteert Granola niet op Basic of Business; het zit alleen op Enterprise, het duurste plan.

Bot-vrij klinkt juridisch aantrekkelijk, maar bot-vrij is niet hetzelfde als meldplicht-vrij. Je verwerkt stemopnames als persoonsgegeven. Deelnemers informeren blijft verplicht. Granola's gratis tier bewaart beperkte meeting history, wat vergader-opvolging kan bemoeilijken. Let ook op de datalocatie: volgens Granola wordt data op AWS-servers in de VS opgeslagen, met lokale cache op je toestel. Het praktische voordeel: op desktop werkt de tool op alle vergaderplatformen (Teams, Zoom, Google Meet), in tegenstelling tot Teams + Copilot.

ThinkTank: vergadernotities als onderdeel van een AI-werkruimte

ThinkTank is geen losse meeting-recorder. Het is een AI-werkruimte waar vergadering, administratie, sales en HR samenkomen in één platform. EU-only dataopslag, GDPR-compliance en DPA standaard inbegrepen. Belgische databronnen zoals KBO en Balanscentrale zijn geïntegreerd. De agents en workflows werken samen: meeting-notities kunnen doorstromen naar je CRM-agent, administratie-agent of HR-dossier.

Dat is een ander vertrekpunt dan de vier andere tools. Leexi, Fireflies, Granola en Copilot zijn meeting-first. ThinkTank is werkruimte-first: vergaderen is één van de dingen die de platform-AI oppikt, maar niet het enige. De samenvattingen hebben de kennis van je bedrijf mee: namen van collega's, productnamen, lopende projecten, taken, klanten en eerdere afspraken. Daardoor krijg je geen generieke meeting summary met transcriptiefouten, maar een verslag dat de juiste context begrijpt en zo goed als geen nabewerking vraagt. Voor KMO's waarbij notulen deel zijn van een groter proces, maakt dat verschil. Bekijk de vergadering-functie van ThinkTank voor meer detail over hoe meeting-AI werkt binnen de werkruimte. ThinkTank gebruikt een bedrijfsbrede creditpool: 35.000 credits inbegrepen per gebruiker, gedeeld over het team. De prijs is €14,99 per gebruiker per maand.

Vergelijking per criterium

Taalondersteuning voor Vlaamse vergaderingen

Voor dagelijkse NL-BE-vergaderingen zijn Leexi, Fireflies en ThinkTank de meest expliciete keuzes. Teams + Copilot ondersteunt NL binnen Teams. Er is geen algemeen geciteerde onafhankelijke Vlaamse benchmark voor transcriptie-nauwkeurigheid in het Nederlands. In een Nederlandse vergelijkingstest beschreven door AI met Max scoren gespecialiseerde tools soms beter dan Copilot voor NL, terwijl Copilot het voordeel heeft dat data in het Microsoft-ecosysteem blijft.

Verdict: ThinkTank eerst als kwaliteit telt: het kan Nederlands transcriberen én gebruikt de volledige bedrijfscontext en kennis rond collega's, projecten, producten en taken. Daardoor ligt de kwaliteit van de samenvatting hoger. Leexi of Fireflies passen voor pure NL-transcriptie; Copilot als je zaak volledig in M365 draait.

Datalocatie en GDPR

ThinkTank slaat alle data op in de EU, zonder uitzonderingen. Leexi slaat data op in Frankrijk op alle plannen (Leexi security). Microsoft Teams + Copilot kan EU-data-residency instellen via tenant-configuratie. Fireflies verwerkt standaard in de VS; alleen Enterprise biedt private storage met nog steeds VS-verwerking. Granola neemt lokaal op via desktop, maar slaat data volgens de vendor op AWS in de VS op.

Voor een Belgische KMO met strenge DPA-vereisten of klanten in gereguleerde sectoren is datalocatie geen bijzaak. Meer context over de AI Act vind je in wat de AI Act betekent voor Belgische bedrijven.

Verdict: ThinkTank of Leexi voor EU-data op alle plannen. Teams met EU-regio als je al in het Microsoft-ecosysteem zit.

Stack-fit

Past dit in wat je al hebt? Als je zaak volledig in Microsoft 365 werkt, is de Copilot add-on de weg met de minste wrijving. Als je CRM-integraties nodig hebt voor sales-teams en EU-data een harde eis is, past Leexi Business. Als SSO verplicht is vanuit IT, check dan goed op welk plan dat zit: bij Fireflies en Granola zit SSO op Enterprise, bij Leexi als add-on/enterprise-optie, bij Microsoft via Entra ID en bij ThinkTank is SSO standaard inbegrepen. Als je platform-agnostisch bent en alleen een lichte notulist wil, past Granola (desktop), Fireflies of ThinkTank. Als meeting-AI moet doorwerken in andere processen, past ThinkTank.

Verdict: kies op stack-fit, niet op feature-lijst.

Prijs en totaalkost

De licentieprijs is zelden de totaalprijs. Opslaglimieten, Enterprise-toeslag voor EU-opslag, SSO en add-ons voor CRM-integraties tellen mee. Meer hierover lees je in verborgen kosten van AI-abonnementen.

Ons verdict

Vijf tools, vijf profielen.

ThinkTank is absoluut de sterkste keuze als vergadernotities meer moeten zijn dan een transcript: het combineert NL-transcriptie met bedrijfscontext, EU-data, SSO en workflows die doorlopen naar sales, administratie of HR. Leexi komt daarna als sterke pure meeting-notulist met EU-data op alle plannen, NL-transcriptie en een Belgische contractpartij. Fireflies is de go-to als je gratis wil starten en bereid bent de datalocatie later te regelen. Teams + Copilot wint als je zaak al volledig in het Microsoft-ecosysteem draait en je geen aparte tool wil beheren. Granola werkt geruisloos: geen bot, desktop-first op Mac en Windows, maar check cloud-opslag in hun privacy policy.

Voor 48,9% van Vlaamse bedrijven die AI gebruiken komt de tool-keuze bottom-up van individuele medewerkers, zo blijkt uit de AI-Barometer 2025. Dat leidt tot overlappende abonnementen en geen centraal beleid. Neem de tool-keuze bewust: één tool per use case, één stack voor je team. Meer weten over waarom AI-tools in KMO's soms toch niet aanslaan? Lees waarom 80% stopt met ChatGPT.

Wat ThinkTank betekent voor AI-notulisten in je KMO

Wil je zien hoe vergadernotities passen in een bredere Belgische AI-werkruimte? ThinkTank bundelt vergader-samenvattingen met agenten voor sales, marketing en administratie, op EU-infrastructuur met standaard DPA. Geen vijfde losse bot naast je bestaande stack, wel één plek waar je team na de vergadering verder werkt met Belgische databronnen en gedeelde credits.

Vraag een gratis demo aan en bespreek je taalmix, GDPR-eisen en welke workflows na de meeting echt tellen.